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E-Mail-Adressen aus beliebigen Dateien filtern und sammeln:

e-Coolector 1.8

Spätestens beim nächsten Mailing werden Sie wieder einmal feststellen: Die notwendigen E-Mail-Adressen sind an den unterschiedlichsten Stellen abgelegt, ein einfaches Zusammenfassen über das Adressbuch ist nicht möglich. Zudem sind viele der Adressen gar nicht immer in erhaltenen E-Mails enthalten, oft stecken Sie auch in irgendwelchen Office-Dokumenten und müssten erst mühsam per Kopieren-Und-Einfügen eingesammelt werden. Das alles kann man sich aber auch getrost sparen, wenn man den e-Coolector von Tools&More zur Hand hat!

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Eine universelle Lösung muss her
Zwar gibt es allerlei Importfilter, um der Adressflut Herr zu werden. Doch in den meisten Fällen sind solche Filter so umständlich anzuwenden, dass man die fehlenden Adressen von Hand weitaus schneller übernehmen könnte. Eine wirklich hilfreiche Lösung für dieses Problem ist hingegen das Tools&More-Utility e-Coolector. Dieses Tool "frisst" alles, was man ihm vorwirft und filtert daraus alle enthaltenen E-Mail-Adressen heraus - eventuelle Doppeleinträge werden natürlich sofort automatisch bereinigt. 

Die Anwendung des e-Coolectors
Zunächst sucht man alle Dateien und gegebenenfalls auch Verzeichnisse, in denen Sie verschollene E-Mail-Adressen vermuten. Die Windows-eigene Suche beispielsweise eignet sich hervorragend hierfür. Wenn nur Adressen mit einem bestimmten Text interessieren (z.B. nur "support@", so kann hierfür im Feld  "Adresse muss folgenden Text enthalten" bereits zu Beginn einen Vorauswahl getroffen werden. Entsprechendes gilt für den Ausschlussfilter "Adresse darf folgenden Text nicht enthalten". Bitte achten Sie darauf, dass Sie die gewünschte Funktion zuvor auch aktiviert haben.

Anschließend ziehen Sie mit der Maus alle Ihrer Meinung nach relevanten Dateien aus dem Such-Ordner in die Sammel-Liste des e-Coolector-Fenster. Daraufhin beginnt das Programm die in diesen Dateien enthaltenen E-Mail-Adressen zu filtern. Eventuelle Dubletten werden dabei sofort aussortiert. Ferner dabei nur solche Adressen extrahiert, die eine gültige Top-Level-Domain wie z.B. ".de" oder ".com" aufweisen.

Bitte beachten Sie dabei, dass die betreffenden Dateien zum Zeitpunkt der Eintragung in den e-Coolector nicht(!) von anderen Applikationen geöffnet sind, wie beispielsweise Word-Dokumente. In diesem Fall sind die Dateien gesperrt und der e-Coolector kann nicht darauf zugreifen. In diesem Fall wird ein entsprechender Dialog angezeigt und Sie erhalten Gelegenheit die betreffende Datei zu ignorieren oder, nach erfolgter Schließung, erneut für den Import anzugehen.

Das Einfügen weiterer Dateien können Sie beliebig oft wiederholen, die Filterergebnisse werden solange gespeichert, bis die Liste manuell gelöscht oder das Programm beendet wird. Sind schließlich alle "suspekten" Dateien durchsucht worden, so klickt man noch auf "Adressliste speichern". Der e-Coolector schreibt dann alle Adressen als importierbare Textdatei auf Platte. 

Feinabstimmung
Zuvor hat man jedoch noch Gelegenheit, einzelne Einträge oder auch ganze Sequenzen aus der Liste zu entfernen. Hierfür sind die betreffenden Adressen mit der Maus und gegebenenfalls bei gedrückter Strg- beziehungsweise Shift-Taste zu markieren. Zum Löschen drücken Sie dann die Taste "Markierte Adressen löschen". Soll die ganze Liste geleert werden, so ist auch hierfür eine Schaltfläche vorhanden.

Normalerweise wird die vom e-Coolector generierte Adressliste als normale Textdatei abgespeichert: Pro Zeile wird je eine der gefundenen E-Mail-Adressen eingetragen und mit einer Zeilenende-Sequenz gekennzeichnet (CRLF). Für die meisten Importfilter beziehungsweise Bulk-Mailing-Programm ist das ausreichend. Sollen die Adressen dagegen in das Adressbuch von Outlook oder Outlook Express importiert werden, so ist zusätzlich die Option "Für Import nach Outlook (Express) vorbereiten" zu markieren. In diesem Fall wird der Liste ein entsprechender Header vorangestellt und jeder Eintrag mit einem Semikolon abgeschlossen.

Tipp: Für einen ersten Test des Tools ziehen Sie einfach mal versuchsweise das Programmverzeichnis von Windows in die Filterliste - Sie glauben gar nicht, wie viele E-Mail-Adressen darin versteckt sind!

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